Correos electrónicos una prioridad en cualquier empresa

¿Cansado de tener problemas con tus cuentas de mail por que se satura tu bandeja de entrada?

G Suite es un conjunto de herramientas integradas en los servicios de Google Cloud, el cual no solo permite gestionar cuentas de e-mail sino que además proporciona otras funcionalidades que una vez conociéndolas seguramente cualquier usuario considerara seriamente la migración a esta plataforma de sus cuentas y registros que actualmente pudiese tener con otro proveedor de web hosting.

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El tráfico como factor determinante

En el tenor de que la mayoría de las agencias de diseño y desarrollo web suelen ofrecer cuentas de correo electrónico dentro de sus paquetes a sus prospectos, estas cuentan con ciertas limitaciones, las cuales podrían no ser un inconveniente si se fuera una persona o empresa que maneja muy poco tráfico por este medio, pero si por el contrario el volumen de enviados y recibidos supera los 25 Mb por día incluyendo los archivos adjuntos – pdfs, jpg, png, mp4, etc. además de los archivos de texto en el cuerpo del mensaje, es importante entonces tener en cuenta varios aspectos a considerar. Por tanto te invito a seguir leyendo este post para que estés mejor informado y tomes la decisión correcta al momento de querer cambiar de un servicio gratuito como el que ofrece  Hotmail, Gmail, Yahoo y otras plataformas del mismo tipo.

Mail corporativo

La imagen de la empresa – la pregunta que surgiría en este caso sería ¿porque es conveniente cambiar a un mail con extensión personalizada?, la respuesta no solo radica en el hecho de la mera gestión de la información, tenemos que tener presente que un correo corporativo es la identidad también de su marca, por ejemplo siempre será más grato para sus cliente ver raulgomez@auteservicioexpress.com o marialuisa@hotelsantafe.com.mx que una cuenta con una extensión de uso genérico como la expuestas en el párrafo anterior, puesto que esto habla de la solidez de su negocio, quizá si hablamos de personas que no cuenten con el manejo de una empresa no habría inconveniente pero una firma consolidada bien merece la pena dar una mejor y mayor proyección a su negocio.

Web Mail

La cuestión técnica

Por lo general en el desarrollo de un sitio en línea  se suele emplear una interfaz conocida como cPanel, mediante la cual se pueden gestionar también cuentas de a través de una aplicación conocida como Web Mail, que si bien es suficiente para personas o negocios pequeños en no pocas ocasiones el servicio puede ser rebasado por las necesidades de los clientes de mediano y gran alcance,  esto sin contar además con las limitaciones de espacio en el alojamiento contratado dentro de su servicio (El cual no excede por lo general la capacidad de 250 MB por cuenta en el mejor de los casos) y los retardos en la entrega de los mismos, dada la naturaleza del host con una estructura compartida, es decir que no está dedicado única y exclusivamente a la gestión de un dominio o sitio online si no de cientos y en ocasiones miles de estos.

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cPanel
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G Suite

La mejor alternativa

Antes Google Apps es una de las mejores opciones si de gestión de correos profesionales se trata, además cuenta con otros servicios que vale la pena mencionar por la practicidad y eficacia de los mismos por lo cual enumere los más importantes dentro de este conjunto.

G Mail

Es el gestionador de cuentas de correo electrónico por excelencia de Google, pero a diferencia de la versión gratuita adquiriendo el servicio de G Suite usted o su webmaster lo pueden configurar de tal forma que su cuentas quedarían de la siguiente forma juancastro@sunegocio.com y no juancastro@gmail.com, es decir, la cuenta tiene todas las características de G Mail pero estaría personalizada con su dominio.

Drive

También conocida como la nube de G suite es de igual forma una herramienta muy práctica para la gestión de archivos y todo tipo de documentos a los cuales puede acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar, ya sea a través de su smartphone, laptop o la pc de escritorio en su oficina lo cual le dará gran margen de maniobrabilidad. Además la sincronización de los documentos es en tiempo real independientemente del dispositivo del cual suba, baje o modifique la información.

Calendario

Con esta otra funcionalidad quizá este de sobra decirlo pero contara con un gran aliado a la hora de planificar su agenda y actividades, esto sin considerar también que los eventos pueden ser compartidos y visualizados dentro de su entorno de trabajo por lo que siempre sabrá qué actividad esta o estarán realizando cada uno de los integrantes de su equipo. Esta herramienta también muestra notificaciones antes de que un evento ocurra, cada diez minutos o bien con el tiempo que se programe.

Hangouts

Es una aplicación de mensajería instantánea dentro de G Suite la cual nos permite comunicarnos por medio de videoconferencias con nuestro equipo y mantener reuniones prolongadas en alta definición, el límite de usuarios operando a la vez es al momento de 25 personas, los Hangouts fueron los sustitutos de plataformas como Google Talk, Google+ Messenger y Google+ Hangouts.

Otros servicios de la nube en G Suite

La aplicación cuenta con otras funcionalidades como el manejo de hojas de cálculo, Sites para la construcción de páginas web, Vault empleado para la detección electrónica, una consola de administración para seguridad y controles entre otras.

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hangouts logo
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medios publicitarios internet

Precios G Suite

Realmente la aplicación cuenta con costos muy accesibles si los comparamos con las ventajas que este conjunto de herramientas ofrecen. En su paquete menor el costo es de 5 USD para cada usuario por mes (50 USD anuales), mientras que en el paquete Bussines maneja una cuota de 10 USD por usuario al mes (120 USD anuales).

Planes G suite

• Flexible: en este plan se pueden agregar o retirar usuarios y el cobro se hace de manera mensual
• Anual: en este el cliente se compromete a cubrir una tarifa por dicho periodo e independientemente de si agregan o retira usuarios el costo es el mismo, este plan solo aplica para la cuentas en modalidad de paquete básico.

Configuración G Suite

Una vez que se ha optado por contratar el servicio de la aplicación se procede a la verificación del dominio, esta se puede realizar de distintas formas, aquí mencionare las opciones cuando el mismo está alojado o esta apuntado hacia el host de un tercero:

  1. Mediante un registro TXT
  2. Mediante un registro CNAME
  3. Subiendo un archivo en HTML a su diseño web correspondiente
  4. Incrustando una etiqueta meta en el código fuente del sitio.
paquete business gmail
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Hay que tener en cuenta que los pasos a seguir son distintos en función del proveedor de hosting web con el cual usted tenga o piense alojar su dominio, posterior a ello ir a la configuración de los registros MX por lo cual habrá que ingresar a la gestión  DNS, configuración de cuentas o algún entorno de configuración avanzada dependiendo del alojamiento, una vez realizado esto se procede a la eliminación de los registro MX que vengan por default y introduce los que nos asigne G Suite y listo ya tienes tu cuenta configurada. Sin embargo, todavía hay que dar unos pasos más pero esto ya sería en la interfaz de G suite y es en este último proceso donde se pedirá introducir los datos de facturación.

Nota 1: los cambios pueden surtir efectos en un lapso de entre 6 y 72 horas en función del host de tu proveedor, durante este lapso los correos los seguirás recibiendo en la interfaz que tenías en tu cliente de cuentas anterior, una vez cumplido dicho tiempo podrás ingresar al servicio de G mail en el menú aplicaciones que aparece en el navegador como normalmente se hace con una cuenta corporativa.

Nota 2:  para importar contactos de Yahoo, Hotmail, OutlookApple,  AOLy otras plataformas a la nueva cuenta de G suite solo se pueden realizar de 3000 a 3000 a la vez por medio de una tabla  en CSV, así mismo, la migración de cuentas se realizara mediante la consola de administración de Google.